พร้อมใช้งานแล้ว

SCAD Suite · เวลาและประสิทธิภาพการทำงาน

เห็นจริงว่าเวลาทำงานถูกใช้ไปกับอะไร

AIBOU คือ “คู่หู AI สำหรับวิเคราะห์การทำงาน” ที่ช่วยให้คุณเห็นภาพการใช้เวลาทำงานอย่างแท้จริง โดยไม่อ่านเนื้อหาหรือข้อมูลในงาน แต่สังเกตกระบวนการทำงานของพนักงานออฟฟิศ และเปลี่ยนความสูญเปล่าที่ค้นพบให้เป็นแนวทางปรับปรุงที่นำไปใช้ได้จริง นำแนวคิด “การมองเห็นปัญหา” แบบ Toyota มาสู่การทำงานของพนักงานออฟฟิศ

ปัญหา

การทำงานในออฟฟิศยังวัดผลได้ยาก

ในขณะที่โรงงานมีการวัดและเก็บข้อมูลทุกอย่าง แต่งานในออฟฟิศกลับแทบไม่มีการวัดผลอะไรเลย ดังนั้น การปรับปรุงงานจึงมักต้องอาศัยการคาดเดา และวิธีการที่ใช้กันมาจนถึงปัจจุบันก็ล้วนมีข้อจำกัดของตัวเอง

01

ยิ่งเฝ้าจับตา ยิ่งส่งผลเสีย

การบันทึกหน้าจอหรือใช้คีย์ล็อกเกอร์อาจเก็บข้อมูลได้ทุกอย่าง แต่กลับทำลายความไว้วางใจ และแม้จะมีข้อมูลมากมาย ก็ไม่ได้หมายความว่าจะนำไปสู่การปรับปรุงการทำงานได้จริง

02

การรายงานด้วยตนเองไม่สามารถทำต่อเนื่องได้

ตารางบันทึกชั่วโมงทำงานด้วยมือมักไม่แม่นยำ เพราะขึ้นอยู่กับการประเมินของแต่ละคนและเป็นการบันทึกย้อนหลัง ข้อมูลจึงไม่ละเอียดเพียงพอ แถมยังเพิ่มภาระในการกรอก จนไม่กี่เดือนต่อมาก็กลายเป็นเพียงขั้นตอนที่ทำไปตามหน้าที่

03

แดชบอร์ดช่วยให้เห็นภาพ แต่ไม่ได้บอกว่าควรปรับปรุงอย่างไรต่อ

เครื่องมือ BI ช่วยทำให้เห็นภาพเฉพาะข้อมูลที่มีอยู่แล้วเท่านั้น แต่ไม่ได้บอกว่าใครควรทำอะไรต่อ หรือสิ่งที่ทำไปนั้นได้ผลหรือไม่

การคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบ

ไม่อ่านสิ่งที่คุณเขียนเด็ดขาด

AIBOU ไม่ได้อ่านเนื้อหางาน แต่จะดูเพียงรูปแบบการทำงาน เช่น ใช้แอปพลิเคชันใด หน้าต่างใด และใช้งานเมื่อใด ข้อมูลเพียงเท่านี้ก็เพียงพอสำหรับการค้นหาโอกาสในการปรับปรุง โดยไม่กระทบต่อความเป็นส่วนตัวและความไว้วางใจของผู้ใช้

สิทธิ์การเข้าถึงถูกกำหนดตามโครงสร้างองค์กร ข้อมูลรายบุคคลเปิดให้เฉพาะผู้บริหารที่ได้รับอนุญาต ทุกการเข้าถึงมีการบันทึก Audit Log และสามารถตรวจสอบได้ภายในระบบว่าเก็บข้อมูลอะไร และใครมีสิทธิ์เข้าถึง

สิ่งที่ค้นพบได้

ความสูญเปล่าที่ไม่เคยพิสูจน์ได้มาก่อน

ตรวจจับการสลับใช้งานระหว่างระบบ

AIBOU ตรวจจับการสลับทำงานระหว่างหลายระบบ เช่น คัดลอกข้อมูลจากสเปรดชีตไปยังเบราว์เซอร์แล้วกลับมา จากการใช้งานจริง พนักงาน 1 คนสลับไป–กลับเฉลี่ยประมาณ 250 ครั้งต่อวัน จึงช่วยระบุงานที่ควรนำระบบอัตโนมัติมาใช้ได้อย่างชัดเจน

งานล้นมือและเวลาที่กระจัดกระจาย

วัดได้ว่าการประชุม อีเมล และแชต เข้ามาแทรกเวลาทำงานไปมากแค่ไหน เปลี่ยนคำว่า “ตอบช้า” จากคำตำหนิ ให้กลายเป็นข้อเท็จจริงของภาระงาน

ความต่างจากเวลามาตรฐาน

เปรียบเทียบเวลาทำงานจริงกับเวลามาตรฐานของ Vistruction หากงานที่ควรใช้เวลา 60 นาที แต่กลับใช้เวลาถึง 180 นาที อาจเป็นสัญญาณว่ากระบวนการทำงานมีปัญหา หรือมาตรฐานเวลาที่กำหนดไว้ไม่สอดคล้องกับการทำงานจริง

ไม่ใช่แดชบอร์ด แต่เป็นผู้ช่วย AI

เชื่อมต่อการสังเกตและการปรับปรุงโดยอัตโนมัติ

เครื่องมือส่วนใหญ่จบแค่การแสดงกราฟ แต่ AIBOU นำข้อมูลที่ตรวจพบมาแปลงเป็นข้อเสนอแนะในการปรับปรุงอย่างเป็นระบบ และส่งต่อเข้าสู่ SCAD Loop โดยอัตโนมัติ ทำให้การปรับปรุงที่ไม่มีใครมีเวลาหยิบยกขึ้นมา เริ่มต้นได้ด้วยตัวระบบเอง

1

สังเกต

AIBOU

บันทึกเหตุการณ์การทำงานอย่างเป็นกลาง โดยไม่เก็บเนื้อหาของงาน

2

ตรวจจับ

AIBOU

การสลับทำงานระหว่างหลายระบบ เวลาที่กระจัดกระจาย การทำงานล่วงเวลาเรื้อรัง และความต่างจากเวลามาตรฐาน

3

การบันทึกรายการ

→ SCAD

ผลการตรวจจับจะถูกส่งต่อไปยัง SCAD ในรูปแบบข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง ที่พร้อมนำไปหารือและดำเนินการได้ทันที

4

เจาะลึก

SCAD + AIBOU

ข้อมูลเชิงประจักษ์จาก AIBOU ถูกใช้เป็นหลักฐานสำหรับการวิเคราะห์ด้วยแนวคิด “ถามว่าทำไม” 5 ครั้ง (5 Whys) เพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา

5

ปรับปรุง

กระบวนการต่อเนื่อง

มาตรการปรับปรุงจะถูกนำไปดำเนินการใน SCAD และการสังเกตครั้งถัดไปจะสะท้อนผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลง

ไม่ต้องรอให้ใครสักคนสังเกตเห็นและเสนอให้ปรับปรุง เพราะข้อมูลจะเป็นฝ่ายส่งสัญญาณก่อน

แนวคิด

วิถีโตโยต้า (Toyota Way) สำหรับคนทำงานหน้าโต๊ะ

โรงงานสามารถพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องมานานหลายสิบปี เพราะมองเห็นกระบวนการทำงานได้อย่างชัดเจน AIBOU นำหลักการสำคัญทั้ง 3 ข้อนี้มาสู่การทำงานในออฟฟิศ

การทำให้มองเห็นได้

บันทึกเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นและเป็นกลาง เพื่อให้การทำงานในออฟฟิศวัดผลได้ โดยไม่ใช่การเฝ้าติดตาม

การกำหนดมาตรฐาน

เมื่อเวลาทำงานจริงถูกนำมาเปรียบเทียบกับเวลามาตรฐานของ Vistruction ความแตกต่างที่เกิดขึ้นจะกลายเป็นประเด็นสำหรับการปรับปรุง

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (改善)

ความสูญเปล่าที่ตรวจพบจะถูกส่งเข้าสู่วงจร Share · Check · Adjust · Do ของ SCAD และได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในทุก ๆ รอบของการดำเนินงาน

ไม่ใช่ผู้เฝ้าจับตา แต่เป็นคู่คิดในการทำงาน

AIBOU มีที่มาจากคำว่า “คู่หู” โดยยืนอยู่เคียงข้างผู้ทำงาน ไม่ได้มีไว้เพื่อลงโทษเมื่อทำงานหนักเกินไป แต่เพื่อแสดงให้เห็นด้วยข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง

ทำให้มองเห็นเวลาที่ใช้ในการทำงาน

เริ่มต้นการปรับปรุงจากข้อเท็จจริง

AIBOU เป็นหนึ่งใน 6 แอปพลิเคชันของ SCAD ลองพิสูจน์ประสิทธิภาพด้วยการใช้งานจริงกับทีมของคุณ